Thüringer Beamtengesetz (ThürBG): § 87 Aussonderung von Personalakten, Löschung von Personalaktendaten

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Thüringer Beamtengesetz (ThürBG): § 87 Aussonderung von Personalakten, Löschung von Personalaktendaten

§ 87 Aussonderung von Personalakten, Löschung von Personalaktendaten

(1) Personalakten sind nach ihrem Abschluss von der personalaktenführenden Behörde fünf Jahre aufzubewahren. Personalakten sind abgeschlossen,

1. wenn die Beamten ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem sie die gesetzliche Altersgrenze erreichen, in den Fällen des § 24 BeamtStG und des § 8 ThürDG jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfänger nicht mehr vorhanden sind,

2. wenn die Beamten ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene verstorben sind, mit Ablauf des Todesjahres,

3. wenn nach den verstorbenen Beamten versorgungsberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungsverpflichtung entfallen ist.

(2) Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten sind fünf Jahre, Unterlagen über Erholungsurlaub sind drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren. Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind unverzüglich zurückzugeben oder zu vernichten, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden. Als Zweck, zu dem die Unterlagen vorgelegt worden sind, gelten auch Verfahren, mit denen Rabatte oder Erstattungen nach § 82 Abs. 2 geltend gemacht werden. Näheres regelt die Thüringer Beihilfeverordnung.

(3) Versorgungsakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet worden ist, aufzubewahren; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten dreißig Jahre aufzubewahren.

(4) Die Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, sofern sie nicht vom Staatsarchiv übernommen werden.

(5) Für im Wege des automatisierten Verfahrens gespeicherte Personalaktendaten gelten die Absätze 1 bis 4, soweit sie nicht in Grund- und Teilakten bereits vorhanden sind. Im Übrigen sind die für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verarbeiteten personenbezogenen Daten, unbeschadet anderweitiger Vorschriften, zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

(6) Elektronisch gespeicherte Beihilfebelege sind nach Unanfechtbarkeit des Beihilfebescheids oder nach dem Zeitpunkt, zu dem die Belege für Prüfungen einer Rabattgewährung nach § 3 des Gesetzes über Rabatte für Arzneimittel nicht mehr benötigt werden, zu sperren und spätestens nach zwölf Monaten zu löschen.

(7) Nach § 81 Abs. 2 Satz 3 in Nebenakten enthaltene Personalaktendaten sind innerhalb eines Jahres nach Wegfall des Grundes für die Führung der Nebenakte zu vernichten oder zu löschen.

Red 20231023